Въведение

Каква е ползата от внедряването на ERP система? С какво тя допринася за развитието на фирмата? Как помага за нейната ефективна работа? Води ли до растеж на основните бизнес показатели: оборот, приходи, намаляване на разходите, печалба? Помага ли за разработването на нови възможности? … Това са само част от въпросите, които си поставят представителите на всеки бизнес при внедряването на нови и иновационни технологии (както и в случая с ERP) в тяхната дейност.

Спецификата на всяка интегрирана система за управление на бизнеса, каквато е ERP, предполага нейното използване от много широк кръг потребители в рамките на едно предприятие, независимо от сферата на неговата дейност.

В такава система активно участват служители от всички нива: като се започне от мениджмънта, изпълняващ контролни, управленски функции, премине се през средните нива: търговските и продуктовите мениджъри, както и началниците на производството и техния изпълнителен екип, логистиката и се стигне до най-многобройния персонал, включващ: пласмента, снабдяването, персонала за обслужване на складовите операции и експедициите, работниците в производството, търговските пътници, сервизните специалисти и др. Паралелно на цялата производствена дейност работи и финансово-счетоводния персонал – от финансовия мениджър и главния счетоводител до оперативните счетоводители и касиери.

Colibri® ERP може да допринесе с разнообразната си функционалност на всички участници, а именно: мениджърите; финансистите и главните счетоводители; маркетинг и търговските мениджъри, както  и на системните и приложни администратори. За всеки един от тях Colibri® ERP предлага съществени и важни предимства.

Предимствата накратко

За мениджърите това са: интегриране на управлението и оперативната работа в единна система за всички отдели във фирмата (ефективност); драстично намаляване на разходите за ИТ инфраструктура и обслужване (намаляване на инвестициите); конкурентната цена на нашия продукт (цена/качество);  подобряване на качеството на всички нива и процеси (нови инструменти) и намаляване на себестойността (конкурентно предимство); актуална информация за състоянието на фирмата (по-добра видимос на бизнеса и по-точни и ефективни решения за дейността и развитието); и не на последно място – контролиран достъп на всеки до всичко (пълна конфиденциалност на фирмената информация, гарантирана с вградените средства за контрол и следене на достъпа по международно признати стандарти).

За финанси и счетоводство: винаги актуална счетоводна информация за практически всички първични документи, генерирани от операциите, без намесата на счетоводителите (автоматично осчетоводяване – нулеви грешки) ; драстично намаляване на работата както на оперативните счетоводители (избягва се двукратното, дори понякога трикратно обработване на първичните документи) така и на главните счетоводители за генерирането на основните счетоводни регистри и отчети (имат време за анализи и разполагат с навременна информация по счетоводно-финансови въпроси); съсредоточаване върху методически и контролни функции (ефективност); богат набор от инструменти за анализ на дейността и състоянието на фирмата.

Третата група - маркетинг и търговски мениджъри получават най-много: богат  набор от инструменти за своята дейност: подробен регистър с информация за партньорите (те са най-важният актив на фирмата) и достъп до всички операции (продажби, доставки, плащания, поръчки, резервации и др.) с тях, както и стриктен кредит контрол; многопрофилна информация за продуктите и услугите – каталози, цени и ценови листи, промоции, схеми на опаковане, логистична информация и т.н. (основният предмет на дейност). Търговците винаги имат актуална информация за планирани продажби, очаквани доставки, актуални наличности и резервации; планиране и автоматизиране на процесите на доставка и снабдяване с проследяване на всеки един от етапите на всички видове поръчки (пълен контрол и актуална информация за оперативната дейност); отчетност и контрол на продажбите (повишаване производителността на търговския отдел); и не на последно място е възможността за обмен на бизнес информация с други системи на партньори и търговски вериги (конкурентност).

Системни и приложни администратори имат определяща позиция при първоначалния избор на система (отпада изцяло нуждата от закупуване на такава – получават я като услуга: SaaS), при внедряването и подготовката на информационната структура (хардуер и системен софтуер: само за работните места, мрежова свързаност: само към Интернет, работни места: инсталиране на предпочитания браузър), по време на внедряването (подготовка за прехвърляне на данни от старата система: еднократен акт, установяване на правата за достъп: основен фокус) и в процеса на реална работа (администриране на потребителите и правата им за достъп). При избора на Софтуер-като-услуга отпада огромна част от задълженията на администраторите, като за тях остава да се фокусират върху по-важни дейности като администриране на потребителите и предоставяне на подходящи инструменти на всеки потребител.

За мениджърите

Основните въпроси, от които се интересува един мениджър засягат основно ползата на този продукт за неговия бизнес и по-точно дали би осигурил просперитет (да го направи конкурентен), да доведе до повишаване на производителността му (да го направи ефективен – ниски разходи/висока печалба), до каква степен е решен да инвестира (запазване на финансова стабилност) и не на последно място в някои случай дори да доведе до подобряване на реда и отчетността във фирмата (благоприятна основа за правилни решения).

1. Интегриране на управлението и оперативната работа в единна и лесна за използване система за всички отдели и служители във фирмата (ефективност);
2. Одобряване на качеството на всички нива и процеси (нови инструменти за всички служители) и намаляване на себестойността чрез съкращаване на време и оптимизиране на разходите (предимство пред конкурентите).
3. Централизиран контрол върху всички операции и обекти във фирмата и актуална информация за текущото състояние във финансов, материален и оперативен аспект (контрол). Пълноценно взаимодействие на всички отдели чрез предоставяне на актуална първична информация (отпада двойното въвеждане на документи, както и грешките от такива неефективни “дейности”) в отделните етапи на процесите.
4. Драстично намаляване на разходите за ИТ инфраструктура и обслужване (намаляване на инвестициите). Ниски разходи за ERP софтуер както и ниски разходи за сървъри с оптимални параметри, благодарение на технологичните предимства на платформите (LAMP) използвани в Colibri® ERP. Практически нулеви разходи за системен софтуер и лицензи за операционна система, сървъри за приложението и за база данни и др. подобни. Нулеви разходи за лицензи и обслужване при нарастване на броя на потребителите (финансова стабилност);
5. Контролиран достъп на всеки потребител на системата практически до всички обекти и информацията в нея (пълна конфиденциалност на фирмената информация). Гаранция за това са интегрираните средства за защита от несанкциониран достъп, предоставяне, контрол и следене на достъпа до ресурсите и информацията чрез използването на технологии на базата на международно признати стандарти.
6. Подобряване на реда и отчетността във фирмата (благоприятна основа за вземането на правилни и обосновани с информираност решения);
7. Colibri^® ERP предлага най-конкурентното съотношение цена/качество на пазара за момента, като тенденцията е това да се запази благодарение на подходящия избор на платформи и съвременни технологии за нейното развитие.

За финансистите и главните счетоводители

Финансово-счетоводните отдели най-често страдат от необходимостта да се обработват големия обем документи засягащи първичната счетоводна отчетност, който процес се характеризира с повторно завеждане в регистрите за осчетоводяване на тези документи както и належащия повторен контрол за предотвратяване на евентуални грешки. Втората задача, изискваща повече ресурси е оперативната работа по съставянето на месечните оперативни отчети за дейността, както и такива за отчитане пред различни институции. Но не на последно място, обаче е задачата за съставянето и използването на практика на подходяща счетоводна методика, чиято цел е не само прецизното и добре класифицирано отчитане, но и използването на аналитичните данни за правилна оценка на състоянието и подпомагане на мениджмънта с аналитични данни от финансова гледна точка. По този начин този отдел допринася принадена стойност (полезност) към основната дейност.

1. Интегриране на оперативната работа и счетоводната отчетност в единна и лесна за използване система за всички отдели и служители във фирмата (ефективност);
2. Автоматично осчетоводяванe на всички първични счетоводни документи на базата на предварителни настройки, съобразно счетоводната методика (икономия на време и ресурси). Отпада напълно необходимостта от повторното въвеждане на документите за осчетоводяване. Счетоводната информация за документа се генерира автоматично, без намесата на потребителя (не-счетоводител) който го съставя, като се оставя връзка между документите за лесна проследимост;
3. Гъвкави настройки за осчетоводяване на операциите: доставки и разходи по доставките, продажби, заскладяване, експедиране, разходи за дейността, брак, плащания и операции с парични средства, под-отчетни лица, производствени операции, всички операции с дълготрайни активи и др.;
4. Водене основните счетоводни регистри: оборотни ведомости, отчет за приходите и разходите, отчет за паричните потоци, главна книга (ведомост на сметки) и др.
5. Многостепенни графици и схеми на автоматично приключване на сметки;
6. Неограничен брой журнали и ведомости с възможности за настройки и анализ и без ограничение на включването на една сметка в повече от един журнал или ведомост;
7. Дълготрайни активи – всички определени от закона операции с автоматично осчетоводяване на: придобиване, въвеждане и спиране и повторно пускане в експлоатация, амортизация, модернизация и намаление, преоценка, обезценка и възстановяване. Разпределение, цялостно или частично, на разходите по звена (прецизен контрол на себестойността);
8. Операции с парични средства с контрол на достъпа до партидите на паричните сметки в контекста на всички операции (разплащания с партньори, преводи и прехвърляне на средства, покупко-продажба на валута касово и по банков път, преоценка, овърдрафт и др.) с тях;
9. Контролиран достъп до счетоводната информация, както в първичните документи така и в счетоводните регистри.
10. Автоматично формиране и проверка за валидност на справка декларация и дневници за ДДС и запис на външен носител;

Маркетинг и продажби

Маркетинг и търговски мениджъри получават най-много от една интегрирана система. Те разполагат с богат  набор от инструменти за своята дейност, но най-вече разполагат с цялата информация, съпътстваща продуктите, услугите и основните процеси, съставящи предмета на дейност на една фирма. Практически цялата фирма работи за тях.

1. Интегриране на оперативната работа по продажбите и счетоводната отчетност в единна и лесна за използване система за всички отдели и служители във фирмата (ефективност);
2. Подробен регистър с информация за партньорите (те са най-важният актив на фирмата) и бърз достъп до всички операции с тяхно участие – вашият бизнес с тях (продажби, доставки, плащания, поръчки, резервации, проформи, оферти и др.) както и стриктен кредит контрол - обеми и срокове за плащане;
3. Многопрофилна информация за продуктите и услугите (основният предмет на дейност) – каталози, цени и ценови листи, промоции, схеми на опаковане, логистична информация и т.н. както и актуална информация за планирани продажби, очаквани доставки, актуални наличности и резервации;
4. Планиране и автоматизиране на процесите на доставка, снабдяване и продажби (пълен контрол и актуална информация за оперативната дейност) чрез поръчки за доставка и внос, поръчки от клиенти и износ, заявки за прехвърляне на стоки между отделните обекти и транспорт;
5. Проследяване на всеки един от етапите за отделните поръчки, а именно: заявени и потвърдени количества по график по дати и количества, получени/издадени фактури и/или проформи, складови документи, логистична информация и график за транспортиране и нареждания за транспорт, уведомяване за чакащи поръчки на клиенти и заявки за наличности и др.;
6. Планиране на наличностите като цяло и по отделни обекти и складове с информация за актуалната наличност, прогнозни продажби, прогнозни количества за производствените процеси, очакваните доставки, чакащите поръчки, както и следене на минимален наличен резерв;
7. Отчетност и контрол на резултатите от продажби (производителността на търговския отдел), постигнати обеми и маржове по отделните търговци, търговски мениджъри от продажбите като цяло по региони;
8. Актуална информация за плащанията от клиенти и доставчици (получава се от счетоводния отдел) за техния кредитен статус и просрочени задължения/вземания както и такива в падеж;
9. Пълно-функционално складово стопанство за отразяване на движението и наличностите на материалните активи. Неограничен брой складове с контрол на достъпа до всеки от тях. Всички видове основни операции – заскладяване, изписване, експедиране, бракуване, корекции, инвентаризации, както и по-сложни такива – разходи по доставката, комплектоване, разкомплектоване и др. Съпътстващи документи – приемо-предавателни протоколи, гаранционни карти, описи и др.
10. Възможност за обмен на бизнес информация с други системи на партньори, например уеб-сайт, електронен магазин, уеб-портал (конкурентност).
11. Работа с търговски вериги – получаване и обработка на поръчки по електронен път, договорирани цени и промоции, специализирани фактури и складови документи.

Администриране

Като система, предназначена за използване в глобалната мрежа (SaaS), Colibri^® ERP притежава развита функционалност за управление на правата за достъп и използване на информацията. Това гарантира защитата на данните и съвършеното поддържане на политиката на фирмата от всички служители. Наред с това от задълженията на администраторите отпадат ред процедури, присъщи на конвенционалните софтуерни системи.

1. Никакъв софтуер! Никакви инсталации! Никакви сървъри и архивиращи системи! (no software)
2. Край на загубеното време при възстановяване от срив! Няма нужда от on-site поддръжка. (extremely low downtime)
3. Край на update-те! Работи се винаги с последна версия без необходимост от прекъсване на работата при инсталирането й. (instant updates)
4. Край на грижите за архивиране на данните! (online archive)
5. Фокус върху основната работа – осигуряване на потребителите с необходимите им инструменти за работа и права за достъп до данните и функционалните възможности;
6. Colibri^® ERP дава възможност за управление на правата на над 250 функции в системата, имащи съществено значение за поддържане политиката на фирмата и на правата за ползване на данни от над 40 регистъра от поддържаните в системата;
7. Управление на правата за достъп на три нива: глобално, групово (ролево) и потребителско (най детайлно). Наследяване на права;
8. Постоянен регистър на всички извършвани операции от потребителите в подробен Log file (мониторинг).